•  
  • WEBSITE RESMI KPU KOTA PEKALONGAN
Selasa, 23 Juli 2019 - 16:21:30 WIB
Komisi Pemilihan Umum Kota Pekalongan Menyiapkan Reformasi Birokrasi Sebagai Pelaksanaan Program dan
Diposting oleh : Sub Bagian Umum
Kategori: Seputar KPU - Dibaca: 157 kali

Reformasi Birokrasi adalah menjadi bagian dari program dan kegiatan prioritas KPU Kota Pekalongan, walaupun dapat dikatakan terlambat karena pada instansi lain telah terlebih dahulu melaksanakan program reformasi birokrasi, keterlambatan ini tak lain dikarenakan KPU sendiri diwaktu dan tahun-tahun kemarin masih fokus pada helatan tahapan Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur Jawa Tengah Tahun 2013, Pemilihan Umum Anggota DPR, DPD dan DPRD Tahun 2014 Pemilihan Umum Presiden dan Wakil Presiden Tahun 2014 dan Pemilihan Walikota dan Wakil Walikota Pekalongan Tahun 2015,  Pilgub 2018 dan Pemilu Serentak 2019, akan tetapi bukan berarti KPU Kota Pekalongan tidak melaksanakan program reformasi birokrasi. Perencanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi telah dilaksanakan mulai dari kegiatan Analisis Jabatan (Anjab), Analisa Beban Kerja (ABK), Evaluasi Jabatan, kegiatan terkait manajemen perubahan dan pelaksanaan kegiatan e-Gov sebagai program dari KPU RI dalam mendukung tahapan Pemilu mulai tahun 2014.

Dalam penerapan e-Gov misalnya yang merupakan suatu cerita dan kesuksesan tersendiri sebagai pelaksanaan kegiatan reformasi birokrasi di KPU yaitu pada saat pemilihan umum tahun 2014 khususnya pada tahapan Pemilihan Umum Presiden dan Wakil Presiden dimana pada waktu itu penerapan e-Gov dalam hal tampilan scan formulir C1 melalui aplikasi SiTung dapat langsung dilihat pada situs KPU yang dapat diakses oleh seluruh pemilih dimanapun berada selama memiliki jaringan internet, begitupun pada Pemilu Serentak 2019ini Aplikasi SiTung dengan segala kekurangan dan kendalanya masih digunakan sebagai sarana keterbukaan Informasi Publik. Kemudian pada helatan Pemilihan Walikota dan Wakil Walikota Pekalongan Tahun 2015, KPU Kota Pekalongan menyiapkan aplikasi yang mendukung keterlibatan dan mendorong partisipasi masyarakat dengan “SMS Center” guna mengecek daftar pemilih disamping pengecekan daftar pemilih yang bisa diakses melalui web site, pada aplikasi SMS Gateaway ini masyarakat pemilih dapat mengecek dan mengetahui apakah namanya sudah terdaftar dalam daftar pemilih, terdaftar di TPS mana Kelurahan mana,  cukup dengan SMS yaitu Ketik NIK (Nomor Induk Kependudukan) kemudian kirim ke nomor tertentu yang disiapkan oleh KPU Kota Pekalongan, kemudian sistem akan membalas SMS tersebut apakah pemilih dimaksud sudah terdaftar dalam daftar pemilih atau belum. Dengan keterbukaan akses ini membawa semangat transparansi penyiapan penyelenggaraan dan hasil Pemilu dan secara tidak langsung dapat mengurangi potensi konflik karena pihak- pihak yang berkompetisi dapat langsung beradu data akurat yang telah disediakan oleh KPU.

 

Untuk program lainnya, misalnya program analisa jabatan serta analisa beban kerja, harapannya KPU dapat menempatkan pegawai pada posisi yang sesuai dengan kemampuannya atau dengan kata lain The Right Man On The Right Place, On The Right Time. Program ini memang tidak langsung bersentuhan dengan publik, akan tetapi dampaknya akan dapat dirasakan melalui peningkatan profesionalisme KPU sebagai penyelenggara Pemilu.

Program Reformasi Birokrasi ini penting dan wajib dilaksanakan karena birokrasi telah menjadi alat bagi penyelenggaraan negara dalam berbagai bidang. Di samping berfungsi dalam pengelolaan pelayanan, birokrasi juga bertugas menerjemahkan berbagai keputusan politik ke dalam berbagai kebijakan publik. Birokrasi juga berfungsi untuk mengelola pelaksanaan berbagai kebijakan publik. Sementara itu, Reformasi birokrasi merupakan perubahan signifikan elemen-elemen birokrasi, antara lain kelembagaan, sumber daya manusia aparatur, ketatalaksanaan, akuntabilitas aparatur, pengawasan, dan pelayanan publik. Keberhasilan reformasi birokrasi merupakan faktor penentu keberhasilan keseluruhan agenda pemerintahan, termasuk dalam mewujudkan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN (clean government) dalam keseluruhan skenario perwujudan kepemerintahan yang baik (good governance). Namun pengalaman dari beberapa instansi lain yang telah lebih dahulu melaksanakan program reformasi birokrasi menunjukan bahwa, birokrasi tidak senantiasa dapat menyelenggarakan tugas dan fungsinya tersebut secara otomatis dan independen serta menghasilkan kinerja yang signifikan. Berbagai permasalahan/hambatan yang mengakibatkan sistem penyelenggaraan pemerintahan tidak berjalan atau diperkirakan tidak akan berjalan dengan baik harus ditata ulang atau perlu untuk diperbarui. Reformasi birokrasi adalah langkah strategis untuk membangun aparatur negara agar lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam mengemban tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional. Selain itu dengan sangat pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan, teknologi informasi dan komunikasi, serta perubahan lingkungan strategis menuntut birokrasi pemerintahan untuk direformasi dan disesuaikan dengan dinamika tuntutan masyarakat. Oleh karena itu, harus segera diambil langkah-langkah yang bersifat mendasar, komprehensif, dan sistematik sehingga tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan efektif dan efisien. Pengertian reformasi di sini merupakan proses pembaruan yang dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan, bukan upaya dan/atau tindakan yang bersifat radikal dan revolusioner. Reformasi birokrasi di Komisi Pemilihan Umum Kota Pekalongan dilakukan untuk memperbaiki kinerja agar hasilnya nanti berdampak positif terhadap pelaksanaan kewenangan KPU sebagai penyelenggara pemilu.

Program Reformasi Birokrasi yang dapat dilakukan KPU Kota Pekalongan melalui langkah-langkah umum sebagaimana berikut:

1)     Memelihara dan atau meningkatkan/memperkuat.

Upaya ini dilakukan terhadap seluruh aspek dalam area perubahan yang sudah berjalan dengan baik. Upaya tidak hanya dilakukan untuk menjaga agar aspek-aspek tersebut dapat terus dipertahankan atau bahkan ditingkatkan secara terus menerus sehingga secara perlahan menjadi melekat dalam budaya kerja aparatur;

2)     Melanjutkan upaya-upaya perubahan.

Upaya ini dilakukan untuk melanjutkan langkah-langkah perubahan positif yang sedang berlangsung terhadap seluruh aspek-aspek dalam area perubahan. Langkah-langkah perubahan dilakukan dengan melihat berbagai pengalaman masa lalu, keterkaitannya dengan langkah-langkah perubahan lainnya, serta hasil pembelajaran dari instansi lain, sebagai upaya untuk mempercepat keberhasilannya. Upaya melanjutkan secara konsisten langkah-langkah perubahan positif sangat penting dilakukan untuk menjaga momen reformasi birokrasi terus terjaga di setiap instansi pemerintah, sehingga akhirnya menjadi budaya kerja aparatur;

3)     Mengidentifikasi masalah dan mencari solusi pemecahannya.

Penyelenggaraan pemerintahan selalu akan berhadapan dengan berbagai permasalahan. Setiap permasalahan harus dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat agar tidak mengganggu proses penyelenggaraan pemerintahan. Upaya ini harus terus dilakukan dalam pelaksanaan reformasi birokrasi ; mengidentifikasi permasalahan, mencari solusi, melaksanakan solusi, memonitor pelaksanaannya, mengevaluasi dan memperbaiki cara-cara penyelesaian masalah untuk menjadi bagian dari perbaikan berkelanjutan. Jika hal ini terus menerus dilakukan, maka upaya-upaya perbaikan berkelanjutan akan menjadi budaya kerja yang melekat pada aparatur.

 

Reformasi birokrasi di KPU Kota Pekalongan dapat diprogramkan dan dilaksanakan dalam 8 (delapan) program sebagaimana berikut :

1.      Mewujudkan organisasi yang tepat fungsi yang mendukung pencapaian Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Strategis KPU dengan dukungan susunan organisasi, tata kerja dan personalia dengan uraian tugas yang jelas dan tidak tumpang tindih serta terwujudnya indikator kinerja yang terukur;

2.      Mewujudkan manajemen perubahan yang terencana, bertahap dan berkelanjutan dan mewujudkan pengaturan dan Sistem kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur melalui penyusunan SOP dan sistem informasi e-Government yang terintegrasi dengan berbagai aplikasi yang diperlukan satuan kerja dan masyarakat/stakeholder;

3.      Mewujudkan peningkatan kualitas dan kompetensi SDM aparatur yang didukung dengan sistem manajemen yang handal baik dari perencanan kebutuhan, formasi, penempatan, pola karier dan pembagian tugas atau tupoksi yang sesuai dengan regulasi yang dengan keputusan KPU;

4.      Mewujudkan sistem pengawasan yang efektif dan efisien yang memberikan dampak kepatuhan dan efektivitas pengelolaan kegiatan dan anggaran;

5.      Peningkatan akuntabilitas kinerja satuan kerja;

6.      Peningkatan kualitas layanan publik untuk mewujudkan standar pelayanan minimal dan keterlibatan stakeholder dalam peningkatan pelayanan;

7.      Mewujudkan penataan peraturan dan regulasi yang efektif, sesuai ketentuan dan menyentuh pokok permasalahan guna tercapainya pelaksanaan kegiatan yang jelas, tidak tumpang tindih sehingga tidak membuka kemungkinan penyimpangan;

8.      Mewujudkan perubahan pola pikir dan budaya kerja pegawai guna mewujudkan peningkatan profesionalitas sehingga tercipta kinerja yang baik, bersih, mampu melayani publik dan memegang teguh kode etik.

Dalam mewujudkan rencana kegiatan dari program reformasi birokrasi ini, penguatan pelaksanaan reformasi birokrasi, secara umum, dapat dirumuskan pada Rencana Strategis Komisi Pemilihan Umum Kota Pekalongan (Renstra) yang memberikan arahan kebijakan dan strategi pembangunan dalam pelaksanaan rencana kerja secara bertahap dan berkelanjutan. Secara spesifik, arahan kebijakan dan strategi pembangunan dimaksud perlu dijabarkan dalam peta jalan (road map) reformasi birokrasi yang akan menjadi panduan bagi pengelola kegiatan reformasi birokrasi  oleh Tim Pelaksana Kegiatan Reformasi Birokrasi yang perlu dibentuk sesuai dengan uraian tugas masing-masing sehingga dapat melakukan langkah-langkah konkrit memperbaiki kualitas birokrasi dalam instansi atau Satuan Kerja, baik oleh unsur komisioner KPU maupun unsur sekretariat KPU.

 

Permasalahan Kritis Terkait  Program Reformasi Birokrasi

1)     Mental Aparatur.

Salah satu sumber permasalahan birokrasi adalah perilaku negatif yang ditunjukkan dan dipraktikan oleh aparat birokrasi. Perilaku ini mendorong terciptanya citra negatif birokrasi. Birokrasi dipandang lambat, berbelit-belit, tidak inovatif, tidak peka, inkonsisten, malas, feodal, yang penting dilaksanakan/jalan, hanya untuk menggugurkan kewajiban, hanya untuk memenuhi permintaan KPU Provinsi atau KPU RI, biasanya seperti itu/membenarkan kebiasaan, tidak membiasakan kebenaran dan lainnya. Karena itu, mental model/perilaku aparatur seperti ini harus menjadi fokus perubahan reformasi birokrasi. Perubahan mental model/perilaku aparatur diharapkan akan mendorong terciptanya budaya kerja positif yang kondusif bagi terciptanya birokrasi yang bersih dan akuntabel, efektif dan efisien serta mampu memberikan pelayanan yang berkualitas. Perubahan mental aparatur tidak dapat dilakukan secara mandiri tetapi juga harus didukung dengan komitmen seluruh aparatur birokrasi dan perubahan pada sistem lain yang memberikan batasan, aturan serta rambu-rambu yang memberikan arahan bagi setiap birokrat agar berperilaku positif. Perubahan sistem ini menyangkut perubahan pada sistem pengawasan, sistem akuntabilitas, sistem kelembagaan, sistem tatalaksana, sistem manajemen SDM, sistem peraturan perundang-undangan dan sistem manajemen pelayanan;

2)     Pengawasan

Berbagai penyimpangan yang terjadi dalam birokrasi salah satu penyebabnya adalah lemahnya sistem pengawasan. Kelemahan sistem pengawasan mendorong tumbuhnya perilaku koruptif atau perilaku negatif lainnya yang semakin lama semakin menjadi sehingga berubah menjadi sebuah kebiasaan, sebagai contoh hal yang sering dianggap sepele adalah perilaku korupsi waktu; datang terlambat tanpa mengganti waktu keterlambatan dengan menambah jam kerja, pulang lebih cepat, datang ke kantor hanya duduk dan memainkan gadget sehingga menjadi tidak produktif. Karena itu perubahan perilaku koruptif aparatur harus pula diarahkan melalui perubahan atau penguatan sistem pengawasan;

3)     Akuntabilitas

Kemampuan instansi pemerintah untuk mempertanggungjawabkan berbagai sumber yang diberikan kepadanya bagi kemanfaatan publik seringkali menjadi pertanyaan masyarakat. Pemerintah dipandang belum mampu menunjukkan kinerja melalui pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang mampu menghasilkan outcome (hasil yang bermanfaat) bagi masyarakat. Karena itu, perlu diperkuat penerapan sistem akuntabilitas yang dapat mendorong birokrasi lebih berkinerja dan mampu mempertanggungjawabkan kinerjanya sesuai dengan segala sumber-sumber yang dipergunakannya;

4)     Kelembagaan

Kelembagaan pemerintah dipandang belum berjalan secara efektif dan efisien.Struktur yang terlalu gemuk dan memiliki banyak hierarki menyebabkan timbulnya proses yang berbelit, kelambatan pelayanan dan pengambilan keputusan, dan akhirnya menciptakan budaya feodal pada aparatur. Karena itu, perubahan pada sistem kelembagaan akan mendorong efisiensi, efektivitas dan percepatan proses pelayanan dan pengambilan keputusan dalam birokrasi. Perubahan pada sistem kelembagaan diharapkan akan dapat mendorong terciptanya budaya/perilaku yang lebih kondusif dalam upaya mewujudkan birokrasi yang efektif dan efisien;

5)     Tatalaksana

Kejelasan proses tatakerja/tatalaksana dalam instansi pemerintah juga sering menjadi kendala penyelenggaraan pemerintahan. Berbagai hal yang seharusnya dapat dilakukan secara cepat seringkali harus berjalan tanpa proses yang pasti karena tidak terdapat sistem tatalaksana yang baik. Hal ini kemudian mendorong terciptanya perilaku hierarkis, feodal dan kurang kreatif pada birokrat/aparatur. Karena itu, perubahan pada sistem tatalaksana sangat diperlukan dalam rangka mendorong efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan, sekaligus juga untuk merubah mental aparatur;

6)     Sumber Daya Manusia/Personalia

Perilaku aparatur sangat dipengaruhi oleh bagaimana setiap instansi pemerintah menerapkan sistem manajemen SDM di instansinya masing-masing dan bagaimana Sistem Manajemen SDM diterapkan secara baik dan konsisten. Sistem manajemen SDM yang tidak diterapkan dengan baik mulai dari perencanaan pegawai, pengadaan, pola karier hingga pemberhentian akan memberikan pengaruh pada penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan. Karena itu, perubahan harus selalu dilakukan untuk memperoleh sistem manajemen SDM yang mampu menghasilkan pegawai-pegawai yang profesional;

7)     Peraturan /Regulasi

Permasalahan lain yang menjadi faktor penyebab munculnya perilaku negatif aparatur adalah peraturan atau regulasi yang tumpang tindih, disharmonis, dapat diinterpretasi berbeda atau sengaja dibuat tidak jelas untuk membuka kemungkinan penyimpangan. Kondisi seperti ini seringkali dimanfaatkan oleh aparatur untuk kepentingan pribadi yang dapat merugikan negara. Karena itu, perlu dilakukan perubahan/penguatan terhadap sistem peraturan atau regulasi yang lebih efektif dan menyentuh kebutuhan masyarakat;

8)     Pelayanan Publik

Pelayanan publik merupakan aspek lain yang selalu menjadi sorotan masyarakat. Penerapan sistem manajemen pelayanan belum sepenuhnya mampu mendorong peningkatan kualitas pelayanan, yang lebih cepat, murah, berkekuatan hukum, nyaman, aman, jelas dan terjangkau serta menjaga profesionalisme para petugas pelayanan. Karena itu, perlu dilakukan penguatan terhadap sistem manajemen pelayanan publik agar mampu mendorong perubahan profesionalisme para penyedia pelayanan serta peningkatkan kualitas pelayanan.

 

Langkah – Langkah Pembenahan Terkait  Reformasi Birokrasi

 

Berbagai hal yang dapat menjadi kelemahan birokrasi yang dihadapi Komisi Pemilihan Umum tersebut diatas perlu dibenahi melalui program reformasi birokrasi yang secara lengkap perlu diuraikan dalam konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan yang dapat dilaksanakan dan perlu ditindaklanjuti dengan perubahan Dokumen Rencana Strategis pada Komisi Pemilihan Umum Kota Pekalongan.  Komisi Pemilihan Umum Kota Pekalongan perlu melaksanakan program/kegiatan yang akan dicanangkan atau ditetapkan sebagai Program Reformasi Birokrasi di Komisi Pemilihan Umum Kota Pekalongan. Program dan kegiatan reformasi birokrasi selanjutnya perlu di uraikan lebih lanjut secara terperinci sesuai bidang tugas/tupoksi dari masing-masing Tim Pelaksana Kegiatan Reformasi Birokrasi yang harus dibentuk. Sejalan dengan permasalahan yang saat ini dihadapi,  maka KPU Kota Pekalongan perlu membuatprioritas/menekankan dapat dilaksanakan dengan segera atau dapat melaksanakan dengan menyusun tahapan pelaksanaan program dan kegiatan dalam 1 tahunan, 2 tahunan sampai dengan 5 tahunan sesuai dengan masa Rencana Strategis yang ditetapkan untuk masa lima tahun.

Area perubahan yangdilaksanakan sebagai program prioritas sehingga perlu mendapat perhatian khusus sebagaimana yang telah diuraikan sebelumnya yaitu:

1.      Penataan dan Penguatan Organisasi,

2.      Penataan Tata Laksana,

3.      Penguatan Sistem Manajemen SDM Aparatur,

4.      Pengawasan, 

5.      PenguatanAkuntabilitas Kinerja,

6.      Penguatan Kualitas Pelayanan Publik,

7.      penataan peraturan perundang – undangan serta

8.      Perubahan pola pikir dan budaya kerja.

 

Sebagai organisasi publik, Komisi Pemilihan Umum Kota Pekalongan tentu tidak lepas dari perubahan, baik dalam lingkup internal organisasi maupun perubahan yang terjadi di luar lingkup organisasi yang membawa dampak baik positif bahkan negatif bagi organisasi. Bagaimana perubahan ini dapat dikelola untuk sebesar-besar kemaslahatan organisasi, sehingga seburuk apapun dampak perubahan bagi organisasi, maka organisasi mampu mengantisipasinya. Atau bahkan dari cara pandang yang lebih positif, bagaimana organisasi mengelola perubahan menjadi suatu yang bermanfaatbagi organisasi, dan bagaimana organisasi mampu membentuk masa depan (shaping the future) bagi organisasi itu sendiri, maka Komisi Pemilihan Umum Kota Pekalonganpun harus mampu mengelola konsep perubahan tersebut. Demikian juga para anggota organisasinya – yaitu seluruh Sumber Daya Manusia/personalia yang ada, harus pula mampu mengelola perubahan ke arah yang positif.

Semua kondisi saat ini yang kurang sesuai dengan perkembangan lingkungan strategis, semestinya perlu diubah (secara aktif) ke arah yang lebih baik. Perlu disadari bahwa, besarnya eskalasi perubahan di Komisi Pemilihan Umum, menyebabkan diperlukannya kesiapan Satuan Kerja KPU untuk berubah. Sesuai instruksi dari KPU RI berdasarkan surat nomor : 1368/SJ/X/2016 tanggal 28 Oktober 2016 tentang Pembentukan Tim Refomasi Birokrasi dan Tim Agen Perubahan di Lingkungan KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota maka KPU Kota Pekalongan sudah harus bertekad untuk melaksanakan reformasi birokrasi secara paripurna, komitmen pimpinan dan seluruh SDM yang ada di KPU, dapat mencerminkan dari komitmen kesiapan melaksanakan reformasi birokrasi dari KPU sebagai instansi pemerintah itu sendiri. Selanjutnya untuk menyiapkan strategi manajemen perubahan perlu dilakukan identifikasi stakeholder yang terkena dampak perubahan. Strategi manajemen perubahan akan dijalankan oleh masing-masing agents of change, yang akan diidentifikasi dan ditunjuk berdasarkan kriteria tertentu setelah Tim Reformasi Birokrasi dibentuk untuk dapat melaksanakan tugas dan fungsinya, selanjutnya penetapan agents of change oleh KPU dilakukan dengan Surat Keputusan Ketua Komisi Pemilihan Umum Kota Pekalongan.

Sugeng Haryadi, S.STP#2019