•  
  • WEBSITE RESMI KPU KOTA PEKALONGAN
Selasa, 26 Juni 2012 - 12:50:38 WIB
Pembekalan Manajemen Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip di KPU Kota Pekalongan
Diposting oleh : adminkpupkl
Kategori: Tahun 2012 - Dibaca: 8700 kali

Kegiatan pembekalan Manajemen Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip ini dilaksanakan oleh KPU Kota Pekalongan pada hari Senin, 25 Juni 2012 di Kantor KPU Kota Pekalongan bekerjasama dengan Agung Cahyana, A.Md dan Alfiyah, A.Md selaku narasumber dari Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Pekalongan yang diikuti oleh segenap Komisioner dan Sekretariat KPU Kota Pekalongan

Sekretaris KPU Kota Pekalongan, Rofieq, SH dalam sambutannya mengatakan bahwa sebetulnya kegiatan ini sudah direncanakan sejak lama karena memang kondisi di kantor KPU seringkali kesulitan dalam menemukan kembali dokumen dan atau data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan tugas dan kegiatannya, kondisi ini terjadi karena beberapa hal diantaranya disebabkan karena kurangnya pengetahuan petugas pengelola arsip maupun masih adanya anggapan bahwa arsip adalah sesuatu yang kurang atau tidak penting.

Oleh karena hal tersebut disampaikan oleh Rofieq, SH bahwa arsip yang merupakan bahan kerja di instansi kita yang sering dibutuhkan sebagai referensi dalam pengambilan keputusan atau kebijakan sehingga harapannya arsip dapat mengakses dengan mudah.

Sehubungan dengan hal tersebut penting bagi kita semua di jajaran KPU Kota Pekalongan ini dapat mengerti dan memahami arti pentingnya arsip dan dapat mengelola serta mendokumentasikan dengan baik dan benar. Arsip sebagai dokumen penting yang harus kita tata dengan baik, dirawat dan dipelihara agar suatu saat dibutuhkan sebagai bahan dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan dapat memudahkan dalam menemukan kembali berkas atau dokumen yang diperlukan.

Selanjutnya dari KPAD, Agung Cahyana, A.Md selaku narasumber menyampaikan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntutan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan.  Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan.

Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip.

Manajemen kearsipan memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.

Sedangkan pengertian dari arsip dan kearsipan menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 adalah sebagaimana berikut :

  1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
  2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
  3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
  4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
  5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
  6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
  7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
  8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
  9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Jadi Meskipun manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat diminimalisasi.

Akhirnya dengan pembekalan manajemen kearsipan ini semoga dapat tercapai dan diterapkan fungsi kearsipan di KPU Kota Pekalongan dengan baik yang meliputi 4 prinsip yaitu : 1. Menyimpan, 2. Memelihara, 3. Menyelamatkan dan 4. Menyajikan. (Sugeng Haryadi)

Print Friendly and PDF